Devi cambiare l’email amministratore del tuo account Chaos? Scopri come trasferire il ruolo, le licenze e la fatturazione passo dopo passo.
Come cambiare l’amministratore di un account Chaos
Devi cambiare l’email dell’amministratore associato alle licenze Chaos?
Può succedere quando la persona che ha acquistato le licenze cambia ruolo, lascia l’azienda oppure quando la gestione degli abbonamenti deve essere trasferita dall’ufficio acquisti al responsabile IT o a un altro membro del team.
Chaos permette di trasferire direttamente il ruolo di amministratore a un altro utente attraverso il portale My Chaos, senza modificare le licenze, gli abbonamenti o gli utenti già presenti nell’organizzazione.
In questa guida vedremo:
- quali requisiti sono necessari;
- come avviare il trasferimento;
- cosa deve fare il nuovo amministratore;
- cosa succede alle licenze dopo il cambio;
- come risolvere i problemi più comuni;
- quando è necessario contattare il supporto
Risposta Breve
Per cambiare amministratore in Chaos, accedi a My Chaos con l’account amministratore attuale, apri la sezione Organization, entra nell’area Users, seleziona il menu con i tre puntini accanto al tuo nome e clicca su Change admin. Il nuovo amministratore dovrà essere già presente nell’organizzazione e dovrà accettare l’invito ricevuto via email.
Cambiare amministratore Chaos e cambiare email di login sono due operazioni diverse
Prima di procedere è importante chiarire una differenza che genera spesso confusione.
Il trasferimento del ruolo di amministratore permette di assegnare la gestione dell’organizzazione Chaos a un altro utente già esistente.
Il nuovo amministratore potrà quindi:
- gestire gli utenti dell’organizzazione;
- assegnare o revocare le licenze;
- controllare gli abbonamenti;
- gestire le sottoscrizioni;
- amministrare eventuali Chaos Cloud Credits;
- consultare le informazioni relative all’organizzazione.
Questa procedura, però, non modifica l’indirizzo email utilizzato per accedere a un singolo account Chaos.
Se devi semplicemente cambiare l’indirizzo di login mantenendo lo stesso utente, la procedura è differente e potrebbe richiedere la creazione di un nuovo account e l’intervento del supporto Chaos.
Quando è utile trasferire il ruolo di amministratore
Il cambio dell’amministratore può essere necessario in diverse situazioni.
- Il responsabile delle licenze ha lasciato l’azienda
Quando l’amministratore attuale cambia lavoro o non deve più occuparsi delle licenze, è opportuno trasferire il ruolo prima che perda l’accesso alla propria casella email aziendale.
- Le licenze sono state acquistate dall’ufficio amministrativo
In alcune aziende l’acquisto viene effettuato dall’ufficio amministrazione o dall’ufficio acquisti, mentre la gestione quotidiana delle licenze viene affidata al reparto IT o al responsabile tecnico.
In questo caso il ruolo di amministratore può essere trasferito alla persona che si occuperà effettivamente degli utenti e delle assegnazioni.
- L’acquisto è stato effettuato con l’indirizzo sbagliato
Può capitare che una licenza venga acquistata utilizzando un indirizzo personale, generico o non destinato alla gestione aziendale.
Il trasferimento permette di affidare l’organizzazione a un account più appropriato, purché questo sia già presente tra gli utenti.
- La gestione delle licenze cambia internamente
Requisiti necessari prima di iniziare
La procedura può essere completata autonomamente soltanto se vengono rispettate due condizioni.
1) Devi essere l’amministratore attuale
La richiesta deve essere avviata dall’account che possiede già il ruolo di amministratore dell’organizzazione Chaos.
Un utente standard non può trasferire autonomamente la proprietà dell’organizzazione.
2) Il nuovo amministratore deve essere già presente nell’organizzazione
La persona alla quale vuoi trasferire il ruolo deve comparire nella lista degli utenti dell’organizzazione.
Se non è ancora presente, dovrai prima invitarla, aggiungendo un nuovo utente.
Per aggiungere un nuovo utente
Ti basterà seguire passo passo questa procedura:
- accedi al portale My Chaos;
- apri la sezione Organization;
- individua il riquadro Users;
- seleziona il menu dedicato alla gestione degli utenti;
- clicca su Invite users;
- inserisci l’indirizzo email della persona da aggiungere;
- invia l’invito.
Come cambiare l'amministratore di un account Chaos
La procedura si divide in due fasi.
La prima deve essere completata dall’amministratore attuale. La seconda deve essere completata dalla persona che riceverà il nuovo ruolo.
Fase 1: richiesta di cambio da parte dell’amministratore attuale
1. Accedi a My Chaos
Apri il portale My Chaos ed effettua il login utilizzando l’indirizzo email dell’amministratore attuale.
Assicurati di utilizzare l’account collegato all’organizzazione corretta, soprattutto se gestisci più indirizzi email o differenti account Chaos.
2. Apri la sezione Organization
Dopo aver effettuato l’accesso, seleziona la scheda Organization dal menu del portale.
In questa sezione puoi visualizzare gli utenti, le licenze e le principali informazioni relative all’organizzazione.
3. Individua il riquadro Users
All’interno della pagina Organization, cerca la sezione Users.
Accanto al nome dell’amministratore è presente un menu contrassegnato da tre puntini.
Apri il menu e seleziona l’opzione Change admin.
4. Seleziona il nuovo amministratore
Si aprirà la procedura guidata per il cambio dell’amministratore.
Cerca nella lista la persona alla quale vuoi assegnare il ruolo e selezionala.
Se il nome o l’indirizzo email non compare, significa che l’utente non è ancora stato aggiunto correttamente all’organizzazione (vedere la procedura di inserimento di un nuovo utente indicata in alto).
5. Conferma l’indirizzo email
Per evitare trasferimenti accidentali, Chaos richiede di inserire nuovamente l’indirizzo email del nuovo amministratore.
Controlla con attenzione che l’indirizzo sia corretto, quindi prosegui con la procedura.
6. Scegli chi riceverà le fatture
Durante il trasferimento potrai decidere quale contatto dovrà ricevere le fatture future.
Sono disponibili due possibilità:
- assegnare la ricezione delle fatture al nuovo amministratore;
- mantenere il contatto di fatturazione attuale.
Amministratore dell’organizzazione e contatto di fatturazione non devono necessariamente coincidere. Questa possibilità è particolarmente utile nelle aziende in cui la gestione tecnica e quella amministrativa sono affidate a persone differenti.
7. Invia l’invito
Dopo aver controllato il riepilogo, clicca su Send invitation.
Il nuovo amministratore riceverà un messaggio email con la richiesta di accettazione.
Fino a quando il destinatario non avrà accettato l’invito, l’amministratore attuale conserverà i propri privilegi.
Fase 2: accettazione da parte del nuovo amministratore
Il trasferimento non avviene immediatamente dopo l’invio della richiesta.
La persona selezionata deve accettare esplicitamente il nuovo ruolo.
1. Apri l’email ricevuta da Chaos
Il nuovo amministratore riceverà una comunicazione relativa all’invito a diventare amministratore delle licenze.
È importante aprire il messaggio utilizzando la stessa casella email indicata durante la richiesta.
2. Seleziona Review and respond
All’interno dell’email sarà presente il pulsante Review and respond.
Cliccando sul pulsante si aprirà la pagina dedicata alla richiesta di cambio amministratore.
3. Verifica l’organizzazione
Prima di accettare, controlla attentamente:
- il nome dell’organizzazione;
- l’eventuale numero cliente;
- l’account con il quale è stato effettuato l’accesso.
Questa verifica è particolarmente importante quando la stessa persona collabora con più aziende o utilizza più account Chaos.
4. Accetta il nuovo ruolo
Clicca su Accept per completare il trasferimento.
Al termine della procedura dovrebbe comparire un messaggio di conferma relativo all’assegnazione del ruolo di amministratore.
Cosa succede dopo il trasferimento
Una volta accettato l’invito, il nuovo amministratore acquisisce il controllo dell’organizzazione.
Potrà quindi gestire:
- licenze e prodotti Chaos;
- utenti appartenenti all’organizzazione;
- assegnazione e revoca delle licenze;
- abbonamenti e sottoscrizioni;
- eventuali crediti cloud;
- impostazioni disponibili nel portale My Chaos.
Il precedente amministratore diventa un utente standard dell’organizzazione.
Questo significa che non potrà più modificare le assegnazioni o amministrare le sottoscrizioni, ma continuerà a essere membro dell’organizzazione e a utilizzare i prodotti ai quali ha accesso.
Il nuovo amministratore potrà successivamente modificare o revocare tali autorizzazioni.
Il cambio amministratore modifica le licenze Chaos?
No. Il trasferimento del ruolo non dovrebbe modificare automaticamente:
- le licenze acquistate;
- la durata degli abbonamenti;
- le scadenze;
- gli utenti già presenti;
- le assegnazioni esistenti;
- l’accesso ai prodotti da parte degli altri membri.
L’operazione cambia la persona responsabile della gestione dell’organizzazione, non la titolarità commerciale dei singoli abbonamenti.
È comunque consigliabile controllare la sezione delle licenze dopo il trasferimento, soprattutto in presenza di numerosi utenti o prodotti assegnati.
Come annullare una richiesta di trasferimento
Una richiesta può essere annullata fino a quando il nuovo amministratore non l’ha ancora accettata.
Accedi alla sezione dedicata all’organizzazione e individua la richiesta con stato Pending.
Da qui potrai annullare il trasferimento.
Dopo l’accettazione, invece, il ruolo sarà già stato assegnato. Per trasferirlo nuovamente sarà necessario avviare una nuova procedura utilizzando il nuovo account amministratore.
Problemi frequenti durante il cambio amministratore
Controlla innanzitutto di avere effettuato l’accesso con l’account amministratore.
Se stai utilizzando un account standard, l’opzione potrebbe non essere disponibile.
Verifica inoltre che:
- l’organizzazione sia corretta;
- il tuo account disponga dei privilegi amministrativi;
- il nuovo utente sia già presente nell’organizzazione.
L’utente deve essere aggiunto all’organizzazione prima di poter ricevere il ruolo di amministratore.
Invitalo dalla sezione Users e assicurati che abbia completato la configurazione del proprio account Chaos.
Controlla:
- la cartella Spam;
- la cartella Posta indesiderata;
- eventuali filtri aziendali;
- la correttezza dell’indirizzo;
- eventuali sistemi antispam gestiti dal reparto IT.
In alcune reti aziendali le comunicazioni automatiche possono essere bloccate o messe in quarantena.
Se il messaggio non arriva dopo alcuni minuti, sarà necessario contattare il supporto.
Chiedi al nuovo amministratore di:
- effettuare il logout da My Chaos;
- chiudere e riaprire il browser;
- accedere nuovamente;
- utilizzare esattamente l’indirizzo che ha ricevuto l’invito.
Se il problema continua, salva uno screenshot del messaggio visualizzato e allegalo alla richiesta di assistenza.
In questo caso non puoi completare autonomamente il trasferimento, perché la richiesta deve essere autorizzata dall’amministratore attuale.
Dovrai contattare il supporto e fornire le informazioni necessarie a dimostrare il rapporto con l’organizzazione e con le licenze interessate.
Quando è necessario contattare il supporto
La procedura automatica non copre tutte le situazioni.
Se il precedente amministratore non è più disponibile e non può accedere al proprio account, il supporto dovrà effettuare verifiche aggiuntive prima di autorizzare il trasferimento.
La fusione di account o organizzazioni differenti non può essere completata attraverso il normale comando Change admin.
Situazioni legate a fusioni societarie, acquisizioni o riorganizzazioni aziendali devono essere valutate dal supporto.
Il cambio del ruolo amministratore non cambia l’email utilizzata per effettuare il login.
Per trasferire licenze da un indirizzo personale a un nuovo account aziendale potrebbe essere necessario creare un nuovo profilo e richiedere il collegamento delle licenze.
Se non conosci le credenziali oppure la casella email non è più disponibile, non tentare di creare trasferimenti paralleli o acquistare nuovamente le licenze.
Raccogli le informazioni sull’ordine e contatta l’assistenza.
In questo caso non puoi completare autonomamente il trasferimento, perché la richiesta deve essere autorizzata dall’amministratore attuale.
Dovrai contattare il supporto e fornire le informazioni necessarie a dimostrare il rapporto con l’organizzazione e con le licenze interessate.
Quali informazioni preparare per la richiesta di assistenza
Per velocizzare la gestione del caso, prepara:
- indirizzo email dell’amministratore attuale;
- indirizzo email del nuovo amministratore;
- nome dell’azienda;
- numero cliente, se disponibile;
- numero dell’ordine o della fattura;
- prodotti e licenze interessati;
- screenshot degli errori;
- spiegazione del motivo per cui non puoi utilizzare il trasferimento automatico.
Più precisa sarà la richiesta, più semplice sarà verificare l’organizzazione e individuare la soluzione corretta.
Hai acquistato le licenze Chaos tramite 3DWS?
Se le licenze sono state acquistate o gestite tramite 3DWS, il nostro team può aiutarti a verificare l’account, individuare l’amministratore attuale e comprendere quale procedura seguire.
Prima di contattarci, prepara l’indirizzo email utilizzato per l’acquisto, il nome dell’azienda e gli eventuali riferimenti dell’ordine.
Se invece la licenza è stata acquistata direttamente sul sito Chaos, potrebbe essere necessario aprire una richiesta attraverso il supporto ufficiale della software house.
Ricapitolando
Cambiare l’amministratore di un account Chaos è un’operazione semplice quando il vecchio amministratore può ancora accedere al portale e il nuovo referente è già stato aggiunto all’organizzazione.
Il passaggio fondamentale è distinguere tra:
- trasferimento del ruolo di amministratore;
- cambio del contatto di fatturazione;
- modifica dell’indirizzo email utilizzato per il login;
- trasferimento delle licenze tra account differenti.
Sono operazioni collegate, ma non equivalenti.
Prima di iniziare verifica quindi quale risultato devi realmente ottenere. In caso di dubbi, soprattutto quando il vecchio amministratore ha lasciato l’azienda o non è più raggiungibile, è preferibile richiedere assistenza evitando modifiche non necessarie agli account e alle licenze.
Domande frequenti sul cambio amministratore Chaos
No. La procedura automatica deve essere avviata dall’amministratore attuale. Se non hai più accesso all’account o alla relativa casella email, devi contattare il supporto.
Il nuovo amministratore deve essere presente nell’organizzazione. È consigliabile che abbia già completato la registrazione e verificato l’accesso al portale My Chaos.
No. Il trasferimento cambia il responsabile dell’organizzazione e non dovrebbe cancellare le licenze, gli abbonamenti o gli utenti già presenti.
Non automaticamente. Dopo il trasferimento diventa un utente standard e mantiene l’accesso ai prodotti assegnati, salvo successive modifiche effettuate dal nuovo amministratore.
Sì. Durante la procedura puoi decidere se trasferire anche la ricezione delle fatture oppure mantenere il contatto di fatturazione esistente.
Sì, purché il nuovo amministratore non abbia ancora accettato e la richiesta risulti ancora in stato Pending.
No. Il trasferimento dell’amministratore e il cambio dell’indirizzo di accesso sono operazioni differenti. Per modificare il login o spostare le licenze su un nuovo account potrebbe essere necessario contattare il supporto.
Il trasferimento può essere completato in pochi minuti se entrambi gli utenti hanno accesso ai rispettivi account e l’email di invito viene ricevuta correttamente. I casi che richiedono verifiche manuali possono richiedere tempi maggiori.
